KI in der IK – Welche Rolle spielt künstliche Intelligenz in der internen Kommunikation?
KI ist längst Teil unseres Alltags: Warum interne Kommunikation jetzt handeln muss
Ob beim Schreiben von E-Mails, bei Übersetzungen, der Bildbearbeitung oder der Recherche – wir alle nutzen heute ganz selbstverständlich KI-gestützte Werkzeuge. Oft ohne groß darüber nachzudenken. Auch in der internen Kommunikation haben diese Tools längst Einzug gehalten: in Redaktionen von Mitarbeiterzeitschriften, bei der Pflege des Intranets oder der Erstellung von Newslettern.
Richtig eingesetzt, kann KI Prozesse beschleunigen, Ressourcen schonen und neue, kostengünstige Alternativen eröffnen. Sie hilft bei Routinetätigkeiten, unterstützt kreative Prozesse und ermöglicht neue Darstellungsformen. Gleichzeitig gilt: KI ist kein Selbstläufer. Qualität, Glaubwürdigkeit und Vertrauen bleiben zentrale Werte interner Kommunikation.
Im Folgenden geht es daher um drei zentrale Fragen: Für welche Aufgaben lässt sich KI sinnvoll einsetzen? Inwiefern sind KI-bezogene Themen für die interne Kommunikation relevant? Und welche rechtlichen Rahmenbedingungen müssen beachtet werden?
Bessere Inhalte mit weniger Aufwand: KI in Planung, Recherche und Textarbeit
Themenplanung und Texterstellung
KI kann bereits in der frühen Planungsphase wertvolle Unterstützung leisten. Bei der Themenplanung und -recherche hilft sie, ein Thema systematisch zu durchdringen: Welche Aspekte sind aus Sicht der Mitarbeitenden relevant? Welche Fragen, Erwartungen, Befürchtungen oder Wünsche könnten bestehen? So entstehen strukturierte Themenansätze, die näher an den Zielgruppen sind und immer wieder mal zu Aspekten anregen, die man selbst nicht auf dem Schirm hatte.
Auch bei der Recherche externer Themen kann KI unterstützen – etwa bei Trends, Studien oder allgemeinen Fachthemen. Wichtig dabei: Quellennachweise müssen eingefordert und sorgfältig geprüft werden. KI kann Fehler machen oder Inhalte vermischen. Auch für die Zusammenfassung umfangreicher Unterlagen bieten KI-Tools gute Möglichkeiten.
In der Texterstellung eignet sich KI vor allem für Vorformulierungen, Rohfassungen oder Varianten eines Textes für verschiedene Medien. Mit gut definierten „Superprompts“ lässt sich sogar eine spezielle und einheitliche Tonalität erzeugen. Die finale redaktionelle Verantwortung bleibt jedoch beim Menschen: Stil und Ausdruck müssen geschärft sowie inhaltliche Vollständigkeit und Korrektheit geprüft werden.
Auch als Lektoratswerkzeug kann KI eingesetzt werden, etwa zum Korrekturlesen oder zur sprachlichen Glättung. Belastbare Erfahrungswerte zur langfristigen Zuverlässigkeit liegen mir hier allerdings noch nicht vor – ein abschließender menschlicher Blick bleibt unerlässlich.
Besonders gut geeignet für die Recherche und Textarbeit sind Tools wie Perplexity, Chat GPT oder Claude. Behalten Sie bei allen Vorgängen den Datenschutz im Auge. Die Daten der meisten Tools werden nicht im EU-Raum gehostet und sind teils sogar öffentlich verfügbar.
Bildbearbeitung und Bildgenerierung
Im visuellen Bereich sind KI-Tools besonders leistungsfähig. In der Bildbearbeitung, etwa mit Photoshop, lassen sich störende Bildelemente entfernen oder Bildbereiche austauschen. Bei Fotos von Mitarbeitenden gilt jedoch Zurückhaltung: Veränderungen an Personen sind kritisch und sollten vermieden werden.
Bilder lassen sich auch gezielt erweitern – etwa zur Anpassung an bestimmte Formate oder als ruhiger Hintergrund für Textplatzierungen. Auch die Generierung von Grafiken, Icons oder Piktogrammen ist ein sinnvolles Einsatzfeld.
Die Erstellung fotorealistischer Bilder durch KI bietet zwar tolle Möglichkeiten, sollte aber in der internen Kommunikation sensibel behandelt werden. Nicht reale Personen oder Situationen sollten klar als solche erkennbar sein. Der Einsatz empfiehlt sich eher für Konzeptbilder, Illustrationen oder zum Beispiel abstrahierte Zukunftsszenarien.
Top-Tool für die Bildbearbeitung ist Adobe Firefly für Photoshop. Für die Erstellung von Bildern, Illustrationen und Grafiken eignen sich Tools wie Midjourney, Dall-E3 oder Stable Diffusion.
Audio- und Videoformate
KI ermöglicht zudem neue audiovisuelle Formate. Audio-Dateien auf Textbasis können mit geringem Aufwand genutzt werden, um längere Texte oder Interviews vorlesen zu lassen – etwa für mobile Nutzung oder Barrierefreiheit.
Dabei sind sowohl neutrale Avatar-Stimmen als auch personalisierte Stimmen realer Personen denkbar, etwa von ausgewählten Führungskräften. Hier sind Transparenz und Einwilligung Voraussetzung.
Auch Videoformate auf Textbasis gewinnen an Bedeutung: KI-Avatare können Texte präsentieren und bewusst als künstliche Sprecher positioniert werden – vergleichbar mit einem Chatbot. Gerade für erklärende oder standardisierte Inhalte kann dies ein sinnvoller Zusatz sein und sorgt für längere Aufmerksamkeit. Auch können zum Beispiel von einer echten Video-Ansprache Sprachvarianten erstellt werden.
Geeignete Tools für Text-to-Audio sind zum Beispiel Fliki, Lovo.ai oder Murf.ai. Für die Generierung von Stimmen eignet sich ElevenLabs oder Speechify. Und für die Umsetzung als Videoformat mit einem Avatar können Synthesia oder veed.io zum Einsatz kommen.
Viele KI-Tools bieten einen kostenlosen Einstieg, bei dem Funktion und Umfang der Nutzung jedoch schnell begrenzt sind. Bei kostenpflichtigen KI-Tools ist das Kosten-Nutzen-Verhältnis zu prüfen.
Künstliche Intelligenz im Unternehmen – ein Thema für die interne Kommunikation
Wie wird KI bereits heute oder künftig im Unternehmen eingesetzt? Interne Kommunikation kann hier Transparenz schaffen, indem konkrete Anwendungsbeispiele aus dem Unternehmensalltag vorgestellt werden. Was sich beim Thema KI tut, ist sicher für viele Mitarbeitende interessant, weckt aber auch Ängste und letztlich die Sorge um die Zukunft des eigenen Arbeitsplatzes. Mögliche Themenansätze sind:
Welche Aufgaben kann KI übernehmen – und wie verändern sich dadurch Arbeitsplätze?
Diese Frage betrifft viele Mitarbeitende unmittelbar. Eine sachliche Einordnung zeigt, welche Tätigkeiten unterstützt oder automatisiert werden und wo menschliche Kompetenz weiterhin unverzichtbar bleibt.
Welche Chancen und Perspektiven bietet KI für die Unternehmensentwicklung?
KI kann als Innovationstreiber positioniert werden, der Prozesse verbessert, neue Geschäftsmodelle ermöglicht und die Wettbewerbsfähigkeit stärkt. Interne Medien bieten den Raum, diese Perspektiven verständlich und nachvollziehbar zu erläutern und die Mitarbeitenden mitzunehmen auf diese spannende Reise.
Wie könnte unser Unternehmen in einer KI-geprägten Zukunft aussehen?
Zukunftsszenarien machen abstrakte Entwicklungen anschaulich. Ein Blick auf die Zukunft unseres Unternehmens bietet hier eine spielerische und eher experimentelle Herangehensweise für die Bebilderung eines KI-Themas.
Welche Sorgen, Ängste oder Unsicherheiten haben Mitarbeitende im Hinblick auf KI?
Interne Kommunikation sollte diesen Fragen bewusst Raum geben. Offene Formate und klare Informationen tragen dazu bei, Ängste ernst zu nehmen und Vertrauen in den Veränderungsprozess zu stärken.
AI Act: Was ab 2026 für die Kennzeichnungspflicht in puncto KI gilt
Ab dem 2. August 2026 wird die Kennzeichnung KI-generierter Inhalte verpflichtend. Mit dem EU AI Act, der weltweit ersten umfassenden KI-Regulierung, gelten europaweit klare Transparenzregeln für den Einsatz generativer KI. Betroffen sind auch alle Unternehmen, die KI-Tools in der internen Kommunikation einsetzen – etwa für Mitarbeitermagazine, Intranetbeiträge, interne Videos oder Audioformate.
Der AI Act unterscheidet zwischen Anbietern von KI-Systemen und deren Anwendern („Deployers“) – dazu zählen Kommunikationsabteilungen und interne Redaktionen. Besonders relevant ist Artikel 50, der Transparenzpflichten für sogenannte synthetische Inhalte festlegt. Gemeint sind Texte, Bilder, Audio- oder Videoinhalte, die vollständig oder teilweise durch KI erzeugt wurden. Kritisch wird es immer dann, wenn Inhalte täuschend echt wirken oder reale Personen imitieren (sogenannte Deepfakes).
Welche Inhalte in der internen Kommunikation sind kennzeichnungspflichtig?
Texte in internen Medien sind nur dann kennzeichnungspflichtig, wenn sie KI-generiert sind, der Information über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse dienen und ohne menschliche redaktionelle Kontrolle veröffentlicht wurden. In der Praxis sind interne Texte meist geprüft und damit nicht kennzeichnungspflichtig – Transparenz kann dennoch sinnvoll sein.
Bilder müssen gekennzeichnet werden, wenn sie fotorealistisch KI-generiert oder wesentlich KI-manipuliert sind, etwa bei Zukunftsvisualisierungen oder symbolischen Darstellungen von Mitarbeitenden. Kleine Bildoptimierungen (Farbe, Schärfe) gelten als unkritisch.
Audioinhalte, zum Beispiel KI-generierte Sprecherstimmen für interne Podcasts oder das Vorlesen von Artikeln, sind offen zu kennzeichnen – insbesondere, wenn reale Stimmen imitiert werden.
Videos mit KI-Avataren oder synthetischen Sprecherfiguren gelten bei realistischer Darstellung in der Regel als kennzeichnungspflichtig. Die Offenlegung kann über Einblendungen, Vorspann oder begleitende Hinweise erfolgen.
Die Kennzeichnung muss direkt am Inhalt oder im unmittelbaren Nutzungskontext erfolgen. Ein allgemeiner Hinweis im Impressum oder im Intranet-Impressum reicht nicht aus. Zusätzlich sind Anbieter von KI-Tools verpflichtet, KI-Inhalte technisch zu markieren, soweit dies möglich ist.
Warum man schon jetzt vorbereitet sein sollte
Auch wenn die Pflichten erst ab August 2026 greifen: Alle internen Inhalte, die über diesen Zeitpunkt hinaus genutzt werden, müssen dann konform sein – etwa dauerhafte Intranetbeiträge, Schulungsvideos, Onboarding-Materialien oder interne Imagefilme.
Gerade in der internen Kommunikation gilt: Transparenz stärkt Vertrauen. Eine klare Kennzeichnung von KI-Inhalten bedeutet nicht nur rechtliche Absicherung, sondern ist Ausdruck eines verantwortungsvollen Umgangs mit neuen Technologien.
Hinweis: Dieser Beitrag basiert ausschließlich auf öffentlich zugänglichen Informationen, insbesondere der offiziellen Website des EU AI Acts: https://artificialintelligenceact.eu. Er stellt keine Rechtsberatung dar. Für rechtlich verbindliche Einschätzungen sollte spezialisierter Rechtsrat eingeholt werden.
Bilder in diesem Artikel wurden mit KI erstellt oder bearbeitet.
Hier geht’s zum Whitepaper AI Act (Link)